Lo sucedido desde el inicio del Estado de Alarma el 14 de marzo de 2020 supondrá sin duda alguna “un antes y un después” en las relaciones laborales y en las relaciones entre empresas. Las empresas tienen necesariamente que acometer un importante proceso de adaptación en la gestión de sus recursos humanos focalizada principalmente en cuatro aspectos: prevención de riesgos -con especial atención al riesgo de contagio-, teletrabajo, tecnología y flexibilidad en las relaciones laborales.

En este artículo vamos a tratar un proceso habitual en una empresa que sin duda va a cambiar radicalmente gracias a la tecnología: la organización de reuniones.

Comencemos dibujando cómo ha ido el proceso de organización de una reunión hasta el día de hoy. Lo normal es que el organizador de una visita enviara una invitación por el mail a los visitantes. El día de la visita, los asistentes a la reunión se desplazaban al edificio del organizador y se personaban en la recepción. En este punto, el personal de seguridad habitualmente pedía el documento de identidad de cada visitante; este documento era escaneado con un equipo conectado al sistema de accesos o se capturaba a mano algunos datos del documento en un impreso. A continuación, el personal de recepción llamaba al organizador para comunicar la llegada de los visitantes y finalmente se entregaba una credencial, habitualmente una tarjeta de proximidad, a cada asistente.

Este flujo de visita escondía muchas ineficiencias que el COVID ha puesto en evidencia:

  • El tiempo que se tardaba en hacer el registro de los asistentes a una reunión. Un estudio realizado por das-Nano confirma que el promedio de asistentes a una reunión es de 1,8 personas y que el tiempo medio de registro de una visita con escaneo de documento de identidad y entrega de tarjeta de acceso es de 6 minutos.
  • La verificación de que una visita es quien dice ser se hacía con una inspección visual del personal de seguridad; esta comprobación apenas se hacía por lo que el riesgo de que una visita no sea la persona invitada es alta. En la mayoría de los escenarios esta ineficiencia no es habitual pero sí adquiere relevancia cuando se trata del acceso a una instalación de seguridad.
  • La falta de conocimiento de una empresa sobre el volumen de visitas que se realizan y por tanto el tiempo que invierten sus recursos, empleados y personal de recepción, en reuniones.
  • La gestión de compra y entrega-recogida de las tarjetas de proximidad para las visitas era un engorro que implicaba un coste alto para la empresa y unos recursos importantes de administración (el coste de una tarjeta está por encima del euro. muchas tarjetas nunca se devuelven a recepción, etc).

das-Nano plantea una solución de gestión de visitas para la era post-COVID que permite eliminar todas estas problemáticas y añadir otros beneficios a las empresas. 

Facilitamos que las reuniones presenciales vuelvan a la normalidad con un pre-registro de las visitas y un control de accesos sin contacto.

Gestión de visitas

El proceso propuesto por das-Nano es el siguiente:

  1. El visitante recibe del organizador una invitación con un enlace web para que haga el pre-registro: El usuario puede realizar este proceso desde cualquier dispositivo (smartphone, tablet, desktop).
  2. La visita captura en su móvil su documento de identidad y se hace selfie. Adicionalmente rellena, en ese mismo proceso web, un formulario de registro personalizable que puede incluir preguntas COVID.
  3. La tecnología de das-Nano realiza la verificación de identidad de la visita y obtiene la información del documento de identidad de la visita depositando los datos en un servicio web al que puede acceder el personal de seguridad del organizador. 
  4. Una vez verificada la identidad de forma automática y en cuestión de segundos, se genera una credencial biométrica que se envía a la vista. Esta credencial de acceso puede llevar el formato de un QR Biométrico que imposibilita su uso por una persona distinta a la registrada.
  5. La visita llega al edificio del organizador y puede seguir dos caminos.
    1. acude a recepción y confirma su llegada. El personal de seguridad avisa al organizador.
    2. acude a un quiosco das-Nano y se captura un selfie. Este equipo comprueba que esa biometría corresponde a un visitante del día y tras confirmar que es él avisa al organizador mediante un mail automático. En este caso se facilita una reducción del personal de recepción.
  6. Si la visita llega a la recepción sin el pre-registro no pasa nada. Facilitamos tablets o quioscos de registro.
  7. La visita accede al interior del edificio por una puerta o torno de acceso con su biometría o con su biometría y el QR biométrico como doble factor. Este acceso se realiza con un lector facial sin contacto fabricado por das-Nano en España.
  8. La salida de la visita se realiza de la misma manera que la entrada.

Por tanto se trata de una solución completa de beneficios para el organizador y para la visita:

  • Registro en remoto o presencial
  • Sin colas en la recepción
  • Sin contacto entre la visita y el recepcionista
  • Verificación de la identidad del visitante
  • Eliminación de equipos de escáner
  • Notificación al organizador
  • Fluidez en el acceso del visitante
  • Informes avanzados para optimizar recursos
  • Retorno de la inversión inmediato
  • Privacidad y seguridad
  • Fácil de instalar y de usar
  • Integración con todos los sistemas de control de accesos

Esta solución de gestión de visitas se puede integrar con cualquier programa de accesos que tenga la empresa del organizador y no implica inversiones adicionales en los puntos de acceso salvo los propios lectores faciales. Nuestra tecnología, made in EU, ya se conecta con fabricantes como Dorlet, Digitek, Lenel, Genetec, Nedap, SMI Fichet, PYV-Zeit; y estamos abiertos a ampliar esta lista de sistemas de acceso homologados.

Además, ofrecemos al organizador y a su empresa un panel muy potente de informes sobre los registros y accesos de los asistentes a reuniones. Gracias a estos reportes, se puede gestionar de una manera más eficiente los recursos de la organización.
Por último, indicar que esta solución desarrollada en España cumple con creces con la normativa que marca el Reglamento General de Protección de Datos, con la regulación de la Agencia Española de Protección de Datos y con el borrador de Normativa IA recientemente publicado por la Comisión Europea con el que se pretende regular el uso de la biometría.

Para más información consulta nuestra solución de gestión de visitas.