Repsol revoluciona la recepción y el acceso de visitas a su sede corporativa gracias a dasGate

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Cliente: Repsol

Repsol es una multinacional energética y petroquímica española, con sede social en Madrid, fundada en octubre de 1987.

  • Industria: Energética y petroquímica.
  • Tamaño:
    Presentes en más de 100 países.
    Más de 24.000 empleados en todo el mundo.
  • Ubicación: España.

Repsol ha apostado por mejorar y digitalizar el proceso de recepción de visitas a su sede central en Madrid, integrando la plataforma de gestión de accesos y verificación de la identidad de dasGate.

Esta plataforma facilita a la compañía un proceso de recepción digitalizado y desasistido, con control en tiempo real de todas las visitas en cada edificio corporativo. La plataforma permite que los visitantes se puedan registrar y verificar su identidad en remoto para acceder a sus instalaciones a través de terminales de reconocimiento facial sin necesidad de llevar consigo credenciales físicas.

El reto: revolucionar el proceso de recepción de visitas

Uno de los principales retos de Repsol a la hora de gestionar sus visitas es el tiempo que se invierte en la recepción y registro de asistentes que acuden a su sede. Llevar a cabo de forma manual este proceso supone para la compañía una gran inversión en tiempo y recursos, además de afectar negativamente a la experiencia del usuario.
Hasta ahora, el organizador de la visita enviaba una invitación por correo electrónico al asistente y, el día de la reunión, era registrado e identificado en recepción.

El registro duraba alrededor de 8 minutos, al tener que pedir y escanear documentos de identidad, avisar al organizador y entregar una credencial física a cada visitante. Al tratarse de un procedimiento manual, el proceso de acceso se convertía en un cuello de botella que generaba esperas y aglomeraciones indeseadas, ocupando en exceso el tiempo de trabajo del personal de recepción y del organizador

Por este motivo, Repsol buscaba automatizar el proceso para mejorar la experiencia de los usuarios y mejorar la eficiencia en la gestión de sus visitas.

La solución: Un proceso de recepción digitalizado y desasistido

Con la incorporación de la plataforma de verificación de la identidad y gestión de accesos de dasGate, Repsol mejora exponencialmente la recepción de sus visitas, convirtiéndose en un proceso desasistido, ágil y centralizado. dasGate aporta mayor seguridad a Repsol al verificar la identidad de los visitantes y aportar total garantía de que las personas que acceden son quienes dicen ser y cuentan con la autorización pertinente de la compañía.

Además, el sistema facilita que todos los visitantes hagan check in y accedan a la sede de Repsol rápida y cómodamente con la cara, a través de terminales biométricos instalados en la recepción y en los tornos de acceso a las instalaciones.

En el caso de Repsol, el flujo de gestión de las visitas es el siguiente:

Registro previo en remoto

  • El anfitrión comparte la URL de la plataforma de dasGate con el visitante a través de un correo electrónico o una invitación del calendario.
  • El enlace redirige al usuario a un portal web de registro de visitantes.
    En el portal web, el usuario verifica su identidad escaneando su DNI y haciéndose un selfie.
  • Tras verificar su identidad, el usuario solicita una visita rellenando los campos de fecha, hora y lugar.
  • El anfitrión recibe la solicitud y acepta o rechaza la visita.
  • Una vez aceptada la visita, el usuario recibe por correo electrónico un código QR Biométrico privado (tecnología patentada) con el que hará check in y accederá a las instalaciones de Repsol.

La llegada al Campus Repsol

  • El visitante se presenta en la recepción de Campus Repsol.
  • Confirma su llegada presentando su QR biométrico y la cara en uno de los terminales de check-in y se notifica al organizador su llegada.
  • A la hora de la visita, el visitante podrá acceder a través de otro terminal integrado en los tornos de acceso siguiendo el mismo procedimiento.

Al finalizar la visita

  • Tras finalizar la visita, el usuario abandona Campus Repsol aproximándose al lector facial que registra su salida.
  • La visita se da por concluida y se revoca el derecho de acceso del visitante.

Al mismo tiempo, la plataforma ofrece un portal web de gestión y monitorización que permite tener un control de todos los accesos, visitas y registros que tienen lugar en Repsol en tiempo real.
El portal consta de paneles de informes de:

  • Solicitudes de visitas
  • Distribución de accesos
  • Seguridad

El resultado: Un proceso de recepción y gestión de visitas centralizado, más ágil y sencillo

Confiar en la plataforma de gestión de visitas de dasGate ha revolucionado el proceso de recepción de visitas de Repsol, convirtiéndolo en un proceso digitalizado y desasistido más ágil y cómodo para la compañía y mejorando la experiencia de acceso a más de 650 visitantes cada mes.

Beneficios para Repsol

  • Incremento de la seguridad al verificar la identidad de los visitantes
  • ROI<1 año con recepción desasistida.
  • Gestión y monitorización de todas las visitas en tiempo real
  • Ahorro de 8 minutos de media por visita.

Beneficios para el cliente

  • Mejora la experiencia de usuario
  • Máxima comodidad
  • Fluidez en los accesos
  • Elimina la necesidad de portar credenciales físicas, tarjetas, RFIDs, QRs o pulseras.

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